Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Yol Haritası

• Yol Haritası
  Öğrenim hareketliliğine seçildikten sonra neler yapmalısınız?
  Erasmus sonuçları açıklandıktan kısa bir süre sonra, Erasmus Kurum Koordinatörlüğü tarafından öğrencinin gideceği üniversiteye öğrencinin bilgileri bildirilir. Bu bildirim neticesinde, başvuru koşullarının ve evrakının neler olduğuna dair karşı üniversiteden size bilgi e-postası (@ogr.cbu.edu.tr uzantılı adresinize) gelebilir. Ancak bazı üniversiteler başvuru sürecini ve gerekli evrakı kendi internet sitesi üzerinden duyurduğu için size e-posta göndermeyebilir. Bu durumda gitmeye hak kazandığınız üniversitenin başvuru sürecini ve bu süreçte gerekli olan evrakı, internet sitelerini takip ederek öğrenebilirsiniz. Bilgi iletisi gelmemesi halinde karşı kurumun uluslararası ofisi ile e-posta aracılığıyla irtibata geçin. Gideceğiniz üniversiteye ait tüm bilgiler (e-posta adresi, başvuru koşulları, evrakı vs.) üniversitenin internet sitesinde yer almaktadır ve bu bilgilerin temini öğrencinin sorumluluğundadır.
  
  Gideceğiniz üniversitenin internet sitesini ayrıntılı olarak inceleyin. ECTS Bilgi Paketlerini(ders kataloğu) okuyun. Akademik takvim, dersler, barınma olanakları, son başvuru tarihleri, istenen belgeler, dil yeterlilikleri vs. hakkında bilgi edinin. Gideceğiniz üniversitenin belli bir dil yeterlilik belgesi/seviyesi isteyip istemediği konusunda internet sitelerinden bilgi edinin.
  
  Erasmus+ programı ile yurtdışında eğitim görmek üzere seçildiğiniz andan itibaren “erasmus.cbu.edu.tr” internet sitemizi, duyuruları ve “@ogr.cbu.edu.tr” uzantılı e-posta adreslerinizi sık sık kontrol ediniz!!!
  
  2.maddede bahsedildiği gibi, gideceğiniz üniversitenin belirlediği son başvuru tarihine kadar istenilen evrakı hazırlayarak gideceğiniz üniversiteye göndermelisiniz. Bu evrak üniversitelerin internet sitelerinde bulunmaktadır. Genelde, Başvuru Formu (Student Application Form), varsa barınma başvuru formu (Accommodation Application Form) veya Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement: ders seçiminizi yaptığınız anlaşma) ve İngilizce transkript istenmektedir. Bazen dil yeterlilik belgesi, sigorta vs. gibi ek belgeler istenebilmektedir. Bazı başvuru evrakının imza süreci uzun sürdüğünden, evrakınızı son başvuru tarihinden önce hazırlamanız gerektiğini unutmayın.
  Gideceğiniz üniversite öğrenim anlaşmasını başvuru esnasında isteyebileceği gibi sonrasında da isteyebilmektedir. Bu anlaşma hareketlilik faaliyetinizin en önemli belgelerinden birisidir. Bu belgeyi koordinatörünüzden yardım alarak doldurabilirsiniz. Öğrenim Anlaşmasını (Learning Agreement-2016-2017) Formunu http://erasmus.cbu.edu.tr/ogrenim-hareketliligi-formlar.8850.tr.html adresinden bu belgeye ulaşabilirsiniz. Gideceğiniz üniversiteye mail ile veya posta ile-karşı kurum ıslak imzalı istiyorsa postalayın- öğrenim anlaşmanızı göndererek imzalatmalısınız. Dikkat! Öğrenim Anlaşmanız karşı kurumdan onaylanıp, birimimize ulaştırmadan hibeniz yatırılmaz!
  
  Gideceğiniz Üniversiteye başvurunuzu yaptıktan sonra neler yapmalısınız?
  Karşı üniversitenin başvuru evrakını tamamlayıp yolladınız. Akabinde başvurduğunuz üniversiteden ‘davet mektubu’ alacaksınız. Bu mektup, sizin o üniversiteye seçildiğinizi gösteren ve oradaki eğitim sürenizin başladığı ve bittiği tarihleri gün/ay/yıl olarak içeren imzalı mühürlü bir belgedir. Bu belgenin gün/ay/yıl olarak eğitim sürenizi içermesi önemlidir. Çünkü vizenizi bu belgedeki tarihlere göre alacaksınız. Bu belgenin bir örneğini Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne teslim etmeniz gereklidir. Belgenizin aslı ise vize alırken elçiliğe verilecektir. Davet mektubunuzu Ofise teslim ettikten sonra vize alırken kullanacağınız ‘hibe yazısını’ alacaksınız.
  Gideceğiniz ülkenin vize başvuru şartlarını öğrenin ve sizin sorumluluğunuzda olan belgeleri hazırlamaya başlayın (Bazı ülkelerin vize uygulamalarına ilişkin açıklama, internet sitemizde mevcuttur). Vize almak bazen uzun sürmektedir. Seyahat/ Sağlık sigortanızı yurt dışında bulunacağınız dönemi kapsayacak şekilde yaptırınız. Bu sigorta hem çoğu üniversitelerin Erasmus başvurusunda hem de vize başvurusunda istenmektedir. Bu arada, pasaport işlemlerini geciktirmeden başlatın. En az 1 yıllık pasaport için başvurun. 25 yaşın altındaki tüm öğrenciler pasaport harcından muaftır, bu sebeple Pasaport Harcı Muafiyet Belgesi almalarına gerek bulunmamaktadır. 25 yaş üstü öğrenciler ise, Pasaport Harcı Muafiyet Belge taleplerini Ofise bildirerek alabilirler.
  
  Davet mektubunuzu aldınız ve sıra geldi Manisa Celal Bayar Üniversitesi’ndeki belgeleri hazırlamaya. Hareketliliğiniz boyunca hazırlamanız gereken belgelere http://erasmus.cbu.edu.tr/erasmus--erasmus/giden-ogrenci.8854.tr.html adresinden Öğrenci Öğrenim Hareketliliği- Formlar linkinden ulaşabilirsiniz. Bu evraklarınızı tamamlamadan hibeniz ödenmemektedir.
  
  Gitmeden önce hazırlanacak belgeler:
  • Davet mektubunun fotokopisi (Acceptance Letter)
  • İmzaları tamamlanmış Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement),
  • Akademik Tanınma Dilekçesi (Bölüm Koordinatörüne imzaları tamamlanmış Learning Agreement ve Eşleştirme Tablosu ile birlikte teslim edilir ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınmadan hareketliliğe katılım sağlanamaz),
  • Sigorta Fotokopisi (app.int.cbu.edu.tr adresinden sigorta sisteme yüklenmelidir.)
  • Ziraat Bankası vadesiz Avro hesabının hesap cüzdanı fotokopisi (Bir yakınınızla ortak hesap açmanız önerilir, ancak ortak hesap açıldığında hesapta ilk isim olarak yazıldığınızdan emin olmalısınız) Ziraat bankasından açtırmış olduğunuz vadesiz Avro hesabınızın IBAN bilgisi app.erasmus.cbu.edu.tr üzerinden Banka Ödeme Bilgisi üzerinden sisteme girilmesi ve banka doküman bilgisi sisteme yüklenmesi gereklidir. Sonrasında ofisimize gelerek, sözleşme imzalanması gerekmektedir.
  • Erasmus Öğrenci Beyannamesi (Erasmus Ofisi tarafından verilecek)
  • Erasmus Hibe Sözleşmesi (Erasmus Ofisi tarafından verilecek)
  • Erasmus Öğrenci Katılım Taahhütnamesi (Erasmus Ofisi tarafından verilecek)
  • Online Language Support Dil Desteği Testi (Erasmus Ofisi tarafından e-postalarınıza mail yoluyla tanımlanmaktadır.)
  Gitmeden önce hazırlamanız gereken evrakın tamamını Erasmus Ofis’ine teslim ettikten sonra hibenizin ödenmesi için işlemler başlatılacaktır. İlk etapta toplam hibenizin %80’i hesabınıza yatırılacaktır. Ödemeler için işlem başlatıldıktan sonra, 2-3 hafta içerisinde hibeniz hesabınıza aktarılmaktadır. Bu sebeple, evrakınızı gitmeden 1 ay önce tamamlamanızı öneririz.
  NOT: Ulusal Ajans tarafından hibeler Ofisimiz hesabına yatırıldıktan sonra evrakı tamamlanan öğrencilerin hibesi yatırılmaktadır.
  Hareketliliğe katılacak tüm öğrencilerimize Avrupa Komisyonunun Erasmus hareketlilik portalı olan “Mobility Tool” üzerinden e-postalar ulaştırılacaktır. Bu e-postalar iletişim için verdiğiniz e-posta adreslerinize iletilecektir. Tüm öğrencilerimiz için internet tabanlı bir yabancı dil seviye tespit sınavı, hareketlilik başlangıcı öncesinde uygulanacaktır ve alınması zorunludur. Aksi takdirde hareketlilik başlatılamaz, başlamış olsa dahi hibe ödemesi yapılamaz. Bu sınavın sonucu hareketliliğe katılmaya engel teşkil etmez, sadece dil gelişimini ölçmek amaçlıdır.
  
  Ayrıca, 6 dil için (İngilizce, Almanca, Fransızca, İtalyanca, İspanyolca, Felemenkçe) Komisyon tarafından sağlanan bir çevrimiçi dil kursu söz konusudur. Bu dillerin birinde öğrenim görecek öğrencilerimiz, dilerlerse internet üzerinden ücretsiz sunulacak bu kurslardan yararlanabilirler. Bu dillerde eğitim görmeyecek öğrencilerimiz ise gidecekleri ülkelerde öğrenim dönemleri öncesinde düzenlenecek dil kurslarına katılmak isterlerse, ayrıca davet mektubu almak ve bu dönemi de kapsayan sözleşme imzalamak suretiyle hibe alarak kurslara katılabilirler.
  Gittikten sonra neler yapmalısınız?
  1- Belgeler ve formlar linkinden Confirmation of Arrival formunun ‘arrival’ bölümünü doldurup oradaki koordinatör veya Ofis yetkilisine imzalatınız ve app.int.cbu.edu.tr adresinde sistemdeki “Dosyalar” bölümüne yükleyin. Bu formun alt kısmını (departure) dönerken imzalatıp belgenin aslını yanınızda getirin.
  2- Gitmeden önce hazırladığınız öğrenim anlaşmasında yer alan derslerde değişiklik yapmanız gerekebilir. Bu durumda, buradaki bölüm koordinatörünüz ile irtibata geçerek ekleyeceğiniz veya bırakacağınız dersleri öğrenim anlaşmasının 5. sayfası olan During Mobility kısmı üzerinde belirtmelisiniz. Ders değişikliğini oradaki akademik süre başladıktan sonra 2-5 hafta içerisinde yapmalısınz. Ders değişikliğinin nasıl yapılacağını http://erasmus.cbu.edu.tr/erasmus--erasmus/giden-ogrenci.8854.tr.html linkinde yer alan ‘Gittikten sonra gönderilecek belgeler’ altındaki linkinden öğrenebilirsiniz.
  
  Dönerken neler yapmalısınız?
  1- Dönerken getirmeniz gereken evraklara ‘belgeler ve formlar’ linkinden ulaşabilirsiniz. Döndükten sonra 15 gün içerisinde belgelerinizi Erasmus Ofis’ine teslim ediniz.
  Dönerken hazırlanacak evraklar:
  • Katılım sertifikası (ıslak imzalı)
  • Transkript (ıslak imzalı)
  • Pasaport giriş-çıkış tarihlerinin fotokopisi
  • Nihai rapor (Mobility Tool anketi)
  • OLS son testi sonucu
  2- Transkript, öğrenim anlaşması ve değişiklik formu Ofis’e teslim edildikten sonra derslerinizin tanınması için http://erasmus.cbu.edu.tr/e-ogrenim-hareketliligi.10246.tr.html linkinde bulunan Akademik Tanınma Dilekçesini Bölüm Sekreterliğine/Bölüm Öğrenci İşlerine veya Bölüm Erasmus koordinatörünüze ekleri ile birlikte teslim ediniz (Öğrenim Anlaşması ve Transkript). Akademik Tanınması gerçekleşmeyen öğrencilerin aksi takdirde Erasmus dönemi boyunca alıp başarılı oldukları dersler Transkriptlerinde görünmeyecektir.
  3- Akademik Tanınmanız gerçekleştikten sonra (fakülte/yüksekokul kararı ile) Erasmus dönemi boyunca alınan derslerinizin gösterildiği onaylı transkriptinizi Erasmus Ofisine teslim ediniz.
  ERASMUS+ ÖĞRENCİ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ
  KONTROL LİSTESİ
  ERASMUS ÖĞRENCİLERİNİN YAPMASI GEREKENLER YAPTIM
  1- Erasmus Ofisi tarafından karşı üniversiteye bildirimim yapıldı.
  2- Gideceğim üniversiteden başvuru koşullarını içeren e-posta bana ulaştı.
  - Gideceğim üniversiteden başvuru koşullarını içeren e-posta bana ulaşmadı,
  kurumun internet sitesinden başvuru koşullarını öğrendim.
  3- Gideceğim üniversitenin web sitesini inceledim.
  4- Başvuru evrakını son başvuru tarihinden önce mail veya posta ile gönderdim.
  5- Öğrenim anlaşmasını (Learning Agreement) doldurup ders seçimimi yaptım. Öğrenim anlaşmamın buradaki imzaları tamamlandı ve karşı üniversiteye mail veya posta ile yolladım ve bir nüshasının imzalandıktan sonra Erasmus Ofisi’ne gönderildiğine emin oldum. (Bununla birlikte gideceğiniz üniversite, bu belgeyi kendilerine ait başka bir şablonda isterse ayrıca onu da hazırlayıp bize imzalatabilirsiniz)
  6- Akademik Tanınma Dilekçesini Erasmus Giden Öğrenci Sayfasından indirdim, eşleştirme tablosunu imzaları tamamlanmış Öğrenim Anlaşması ile birlikte bölüm Erasmus Koordinatörüme Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması için teslim ettim.
  7- Vize başvurum için gerekli şartları öğrendim. Pasaport için işlemlere başladım.
  8- Adıma düzenlenmiş davet mektubum geldi ve Erasmus online başvuru sistemine dosyalar kısmından belgeyi yükledim ve e-posta ile Erasmus Ofisi’ne hemen ulaştırdım.
  9- Akademik Tanınma Dilekçesinin sonucunu Bölüm Erasmus Koordinatörümden öğrendim ve Yönetim Kurulu Kararının bir nüshasını FAKÜLTEDEN teslim aldım.
  10- Erasmus Ofisine önceden e-posta ile bildirerek Vize kolaylaştırıcı Hibe Teyit yazımı aldım.
  11-Manisa Celal Bayar Üniversitesi kayıtlarımı tamamladım. (Katkı payı borcu çıkarsa ödedim)
  12- Gitmeden önce hazırlamam gereken evrakı hazırladım ve başvuru sistemine işlemler menüsünden tüm dosyaları yükledim .
  -Davet mektubu,
  -İmzaları tamamlanmış learning agreement,
  -Taahhütname,
  -Sözleşme,
  -Sağlık Sigortası Bilgisi,
  -Vize ve Pasaport Fotokopisi
  -Banka hesap bilgisi (Ziraat Bankası’nın herhangi bir şubesinden vadesiz avro hesabı açtırdım)
  -OLS İlk test sonucum
  13- Erasmus Ofisi’nden Erasmus Öğrenci Beyanname’sini aldım.
  14- Confirmation of Arrival belgemi imzalatıp sisteme yükledim ve e posta ile Erasmus Ofisi’ne ilettim.
  15- Derslerimde değişiklik yapmam gerekti ve ekle-bırak formunu doldurarak önce ben imzaladım ardından MCBÜ’deki bölüm koordinatörüme imzalatarak, Erasmus Ofis’ine ilettim.
  16- Dönüş tarihlerimin çok önemli olduğunu ve 3 ayın altında gerçekleşen faaliyetlerin geçersiz sayıldığını biliyorum. Davet mektubundaki sürelere göre almış olduğum hibemin, dönüşte sunacağım belgelerle tekrar hesaplanacağını biliyorum. Davet mektubumdaki tarihten daha kısa sürede dönersem %20 hibemden kesinti olacak, daha da erken dönersem borçlu çıkabilirim.
  17-Dönerken getirmem gereken evraklarımı kontrol ettim ve eksiksiz hazırladım. Dönünce 15 gün içerisinde dönüş belgelerimi Erasmus Ofis’ine teslim ettim.
  Katılım Sertifikası (ıslak imzalı)
  Not dökümü (ıslak imzalı)
  Pasaport fotokopisi (özellikle giriş-çıkış mührü olan sayfalar)
  Confirmation of Arrival / Departure (ıslak imzalı)
  Nihai rapor (mobility tool üzerinden alınacaktır)
  Çevrimiçi Dil Desteği Son Değerlendirmesi (OLS sistemi üzerinden yapılacaktır)
  
  18- Döndükten sonraki Akademik Tanınma Dilekçesini Bölüm Sekreterliğine/Bölüm Öğrenci İşlerine veya Bölüm Erasmus koordinatörünüze ekleri ile birlikte teslim ediniz (Öğrenim Anlaşması ve Transkript). Akademik Tanınmam gerçekleşti ve Erasmus dönemi boyunca alınan derslerimin gösterildiği onaylı transkriptimi Erasmus Ofisine teslim ettim.